El proceso administrativo de una empresa es el modo en que se afronta la gestión de la actividad de esta a través de sus cuatro fases: planeamiento, organización, dirección y control. La finalidad de implementar un procedimiento administrativo es lograr la gestión más eficaz de los recursos de la empresa, consiguiendo con ello los mejores resultados para la propia empresa y para todas las personas que, tanto dentro de ella como en su entorno, están interesadas en su buena marcha y colaboran con ella.
GESTIÓN DE CALIDAD INTERNA
El concepto de gestión de calidad se refiere al conjunto de información, prácticas, herramientas y personas que se unen para lograr un propósito específico, como satisfacer a los clientes o cumplir con las leyes de tu industria de la mejor manera posible.
Un sistema de gestión de calidad se refiere tanto a la acción de recopilar, organizar y compartir información en una organización, como a la tecnología utilizada para gestionar esos procesos. Su objetivo es impulsar la satisfacción de las partes interesadas y cumplir con los requisitos específicos de la industria en la que operas. Un sistema de gestión de calidad es una herramienta que te ayuda a manejar todos los detalles con facilidad y satisfacer los intereses de las partes que componen tu organización, tales como:
- Clientes;
- Empleados;
- Proveedores;
- Agencias reguladoras o gubernamentales;
- Socios y accionistas.
Un sistema de gestión de calidad sirve para aclarar los procesos internos y optimizar los recursos disponibles. Cuando se hace de manera eficiente, garantiza que tu negocio cumpla con un estándar alto y constante. También brinda un proceso de mejoramiento continuo para todos los aspectos de las operaciones comerciales, dentro del marco regulatorio apropiado. Entre las ventajas de adoptar un sistema de gestión de la calidad se encuentran:
- Consistencia en los procesos
- Decisiones impulsadas por datos
- Motivación para los empleados
- Satisfacción de los clientes
Los métodos para evaluar la gestión de calidad incluyen sistemas estandarizados, proceso de mejora continua y gestión de calidad total. Algunos métodos para evaluar son los siguientes:
- Sistemas estandarizados
- Proceso de mejora continua
- Gestión de calidad total
- Six Sigma
GESTIÓN DE PROYECTOS
La gestión de proyectos o Project Management es una serie de perspectivas teóricas y prácticas que se aplican para administrar, diseñar y orientar los esfuerzos dentro de un proyecto corporativo, civil, tecnológico y de cualquier índole de principio a fin.
Este enfoque metódico se orienta en la estimación, administración y cumplimiento de los objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas para la realización de tareas dentro de una organización.
Sus objetivos son claros:
- gestionar el arranque y evolución de los proyectos;
- administrar y resolver problemas que puedan suscitarse durante el proceso;
- y, facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.
Existen 5 fases en la gestión de proyectos:
- Estudio de factibilidad
- Planificación del trabajo
- Ejecución
- Seguimiento
- Cierre
De acuerdo con el tipo de proyecto o las necesidades del mismo se pueden utilizar diferentes metodologías para lograr la optimización de tiempo, recursos, entre otros. Las más utilizadas son:
- Secuencial tradicional
- Agile
- Gestión de cambio
La gestión de proyectos, con el objetivo de minimizar o evitar errores y aumentar la productividad, se apoya en herramientas. Hoy por hoy existen 3 grandes técnicas, que son:
- Diagrama de Gantt: Se compone de dos ejes de coordenadas donde se contienen todas las tareas y actividades dentro del proyecto. Asimismo, se delimitan las diferentes fases para identificar los eventos importantes para todos los involucrados.
Si se actualiza periódicamente, es sencillo visualizar la realidad del proyecto. Sin embargo, no es recomendable para proyectos muy flexibles al cambio, ni para los planteamientos muy sencillos.
- Pert/CRM: Sirve para identificar las actividades dentro del proyecto, sus dependencias y el tiempo necesario de cada una, con el objetivo de aplicar una ecuación de probabilidad que determine el tiempo total de ejecución. Esta herramienta resulta muy útil cuando se ejecutan proyectos complejos, con tareas simultáneas y en secuencia.
- Cadena crítica: Es ideal cuando se enfrentan proyectos muy complejos, ya que permite simplificar las etapas de seguimiento y control. Gracias a ella, se pueden detectar actividades cruciales para el proyecto y pasan a ser actividades críticas. Permite reducir los plazos estimados de las mismas y se utiliza ese tiempo en áreas estratégicas. Esto permite controlar el desarrollo de las tareas y, de esta forma, se monitorea la velocidad y se toman decisiones oportunas.
GESTIÓN EN LOS PROCEDIMIENTOS COMERCIALES
Un proceso comercial es una serie de acciones conectadas asignadas a partes interesadas específicas diseñadas para lograr un objetivo establecido o producir valor. Es un conjunto de pasos que los empleados individuales deben seguir para ofrecer valor al cliente. Los diagramas de flujo de todo tipo son la forma habitual de visualizar el proceso empresarial y pueden incluir distintas cantidades de datos. La forma más simple es un diagrama de flujo de arriba hacia abajo, aunque los diagramas de carriles y de estado también son populares, junto con los diagramas de flujo de datos y el mapeo del flujo de valor.
A primera vista, parece que los procesos comerciales no son más que una forma adicional de complicar las operaciones diarias y aumentar la burocracia, sin embargo, es importante conocer algunos de los beneficios que se tienen al implementar los procesos comerciales, tales como:
- Gestión eficiente del tiempo en todos los departamentos.
- Altos índices de rendimiento y satisfacción entre los miembros del equipo
- Adaptación rápida a los nuevos desafíos.
- Reducción de riesgos.
- Mejora del desempeño.
Tradicionalmente, se reconocen tres tipos de procesos comerciales:
- Proceso de negocio principal (central o clave).
- Apoyo del proceso empresarial.
- Proceso empresarial de gestión.