Cuando hablamos de proyectos solemos visualizar el final de este, es decir, imaginariamente nos ubicamos en los resultados, que por el bien nuestro debería ser exitosos, pero nos olvidamos de que es la operación de un proyecto lo que realmente garantiza su buen fin. Entonces, recordemos que el proceso que conforma llevar a cabo lo que es operación de un proyecto, empieza con un orden de programación y planificación pues se trata de un conjunto de pasos para mantener y hacer sostenible un sistema.
Las operaciones en sí son repetitivas y estéticas, pero como todo con un fin lógico para que lo planificado pueda seguir funcionando. Conforme a ello se presentan las fases que conforman a la operación de un proyecto, mostrando la diferencia entre ambos términos.
Para entrar en contexto se resume este proceso como los aspectos técnicos y organizativos que trabajan para la elaboración de los productos o servicios ofrecidos y garantizar su calidad. En este sentido la empresa debe apoyarse de técnicas y estratégicas que acompañan a lo largo del desarrollo de este.
OPERACIÓN
Nos referimos al concepto de “operación” como ejecución de una acción que se refiere aquellas actividades que tienen como fin producir algo nuevo, mantener sólido el sistema con el que trabajan, un claro ejemplo de éste es el plan administrativo de una sociedad o un ciclo de tareas.
- Proyectos: Los “proyectos” en cambio se refieren a las actividades de corto tiempo que buscan un resultado único, es decir, los proyectos se concretan y se terminan y cuando se unifican en lo que es operación de un proyecto se implementa la eficiencia requerida para el resultado final.
- Perfectibilidad: Aquí se brinda la información suficiente para la toma de decisiones para realizar o no el proyecto.
- Inversión: Ya aceptado el proyecto, pasa a la etapa de los cambios y diseños para que quede de la mejor forma posible al mercado.
- Movimiento: Debe cubrir el propósito inicial, para evaluar si podrá tener éxito o un fracaso.
- Valoración: Aquí se termina de comprobar si el proyecto cumple con el objetivo central, soluciones a problemas y dar el beneficio que se pide.
La gestión de proyectos es el conjunto de metodologías para planificar y dirigir las tareas y recursos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo específico, medible, alcanzable, relevante y temporal (SMART, por sus siglas en inglés). Los objetivos de la gestión de proyectos son:
- Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
- Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
- Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.
Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial. Para establecer los objetivos específicos del proyecto es necesario organizar una serie de reuniones. Los objetivos de estos proyectos pueden expresarse en: resultados, consecuencias, beneficios u objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento corporativo en tres años).
GESTIÓN ADMINISTRACIÓN Y SUS FASES
- Análisis de viabilidad del proyecto: Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste.
- Planificación detallada del trabajo a realizar: El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir negativamente en la empresa.
- Ejecución del proyecto: Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas.
- Seguimiento y control del trabajo: Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan.
- Cierre del proyecto: Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras.
La administración de proyectos representa una manera de plasmar los objetivos que se quieren alcanzar dentro de una empresa o negocio en un periodo de tiempo determinado, bien sea el incremento de las ventas, el rediseño de un producto o la implementación de mejoras locativas de un área.
La administración de proyectos es una técnica o metodología con la que una empresa emplea de manera eficiente sus recursos, con el fin de alcanzar los objetivos o satisfacer necesidades dentro de un periodo de tiempo establecido. Su gestión se logra a partir de todas las acciones realizadas para alcanzar un propósito. Con un enfoque metódico cumple con los procesos que permiten la administración para conseguir objetivos específicos, medibles, realistas y alcanzables.
Estos objetivos se obtienen por medio de la creación de planes estratégicos, los cuales están encaminados hacia el aumento de la productividad, control de los costes y eficacia en los procesos. Cuando, a través de la administración de proyectos, se cumple con lo acordado, es preciso la creación de informes, planes de negocio o planes de dirección que den cuenta de la meta alcanzada.
La administración de proyectos es importante porque con ella se da cumplimiento a cuatro objetivos concretos, los cuales definimos a continuación:
- Control de riesgos
- Gestión de costos y plazos
- Eficacia de resultados que se apunten a la satisfacción del cliente
- Aumento de la productividad
Las fases de la administración de proyectos son aquellos elementos que definen su ciclo de vida, con los cuales se impulsan las estrategias necesarias para lograr el fin. Estas fases se comprenden a partir de los siguientes 9 ítems:
- Inicio
- Planeación
- Definición de metas y objetivos
- Identificación de la gobernabilidad
- Evaluación de los riesgos
- Estimación de costes
- Ejecución
- Control
- Conclusión